ASYCUDA

 

  LE PROJET SYDONIA

Aperçu sur SYDONIA (Présentation en Power Point)


LA MISE EN OEUVRE DE SYDONIA

Phase de Pré-Installation

SYDONIA est installé suite à la demande des gouvernements de pays en voie de développement avec une assistance des experts de la CNUCED, et ceci une fois que:

  • Les études d'évaluation des conditions de pré-installation (la situation politique, la motivation du personnel, etc) effectuées sur le terrain par les experts de la CNUCED dans des pays demandant le système, ont montré que l'environnement se prête à la mise en place de SYDONIA

  • Un accord avec les établissements du gouvernement concernés relatif à l'installation du système et au préparation d'un document de projet de coopération technique a été conclu

  • Le financement du support technique a été arrangé (les besoins d'un supplément pour les fonds nationaux peut être négociés avec la CNUCED) et le document correspondant a été signé.

upback.gif (217 bytes)Phase de Mise en oeuvre

La mise en place du système est généralement effectuée en deux phases:

  • Une phase de facilitation commerciale durant laquelle des procédures de douane, des documents et des codes sont harmonisés et le logiciel est adapté aux besoins du pays

  • Une phase de mise en place durant laquelle

    • L'équipement est installé

    • Des réajustements définitifs sont faits concernant l'organisation du travail, la configuration technique et les mécanismes d'échange de l'information

    • La CNUCED organise des sessions de formation pour les fonctionnaires nationaux de douane et pour la communauté commerciale locale

    • Des sessions d'essai sont organisées pour garantir le bon fonctionnement du système

    • Le système automatisé final est présenté

upback.gif (217 bytes)Assistance Post-installation

Une fois que le système a été installé, la CNUCED continue à assister à la maintenance du logiciel et à fournir les mises à jour du système



ORGANISATION DE PROJET, PLANS DE PROJET ET CHANGEMENTS DE SYSTÈME

Gestion de projet

Général

Pour s'assurer que le projet a atteint ses objectifs d'une manière efficace, une Organisation claire et dynamique de projets est nécessaire. Elle suit la structure de gestion logique attribuée à chaque projet SYDONIA, dont les principes sont
  • Direction claire
  • Délégation de pouvoir bien définie
  • Responsabilités clairement attribuées
  • Transparence pour toutes les entités impliquées
  • Planification cohérente et contrôle
  • Et Contrôle ferme.

Il doit être clairement noté que sous l'Organisation proposée, la gestion de projets sera sous le contrôle direct du département de la douane. La totale direction sera entreprise par un Groupe de Direction présidé par le département de la douane.

Un Directeur de Projet National sera nommé par la douane, en tant que responsable de la direction quotidienne du projet. Il sera conseillé et aidé par les experts de la CNUCED.

Les activités menant à la réalisation des étapes, des jalons et l'objectif de projet seront effectuées par des groupes de travail sous trois principaux titres, l'équipe technique, l'équipe de développement d'application et l'équipe des utilisateurs finaux.

On exigera les entités décrites ci-dessous pour exécuter les différentes tâches du projet. Les responsabilités seront confirmées au début de l'opération.

Entités organisationnelles

Le Groupe de Direction

Sera normalement composé du Directeur Général du département de la Douane, le Directeur de Projets National, le(s) représentant(s) des financiers et la CNUCED. Les représentants d'autres Départements du Gouvernement ayant un intérêt aux composants spécifiques du projet, par exemple, les ministères de Finances, de l'Industrie et du Commerce et l'Office Central des Statistiques peuvent faire partie du groupe de Direction si besoin.

Le mandat du Groupe est de:

  • Diriger la totalité du projet
  • Prendre des décisions stratégiques sur des affaires
  • Fournir l'autorité financière;
  • Contrôler régulièrement l’avancement des projets
  • Et assurer la coordination de toutes les parties impliquées.

Le Directeur de Projet National

appartient au département de douane, et est nommé par le Directeur général et il a une responsabilité à plein temps. Il sera responsable des décisions opérationnelles, de la liaison institutionnelle et de la planification stratégique touchant au projet SYDONIA. Il assumera la responsabilité de la gestion du projet dans toutes ses étapes. Il sera important de définir ses pouvoirs et son autorité pour la prise de décision sur des problématiques opérationnelles par rapport au Groupe de Direction.

L'Unité d'Appui de Projet(UAP)

Comme son nom l'indique, cette unité fournit un soutient quotidien au Directeur de Projet National. Les responsabilités de cette unité sont

  • Assurer la liaison à tous les niveaux entre l'équipe de projet, les utilisateurs finaux dans le département de douane, les autres ministères, le secteur privé, etc
  • Des fonctions administratives en relation avec les ressources de département de douane, des budgets, des rapports etc.

Pour simplifier la gestion de l'organisation, il est conseillé et fortement recommandé, que l'USP assure pour le projet la fonction essentielle d'assurance Qualité en s'adressant à la CNUCED et au département de Douanes. Cette fonction assure l'intégrité technique du produit fini et la conformité des résultats données par le système au besoins de l'Utilisateur, en terme de fonctionnalité et de durée.

La CNUCED

UNCTAD est représenté dans le Comité de Direction fournissant des données au Directeur de Projet National conformément à la section appropriée du document de projet, et est responsable de ses livraisons "internes" ou "externes".

La planification, la coordination et le contrôle des services de la CNUCED, visent continuellement à évaluer l'intégrité technique et fonctionnelle, tout en assurant les conditions générales de viabilité, de rentabilité et de la maintenance du projet sur le long-terme.

L'Équipe Technique

Cette équipe concevra et mettra en place les parties techniques du système. Ce travail fournira en général un appui technique au projet, des plans détaillés d'installation de matériel pour tous les sites, la préparation et la disposition de toute la documentation technique et la formation spécifique du personnel opérateur. L'équipe technique sera composée de la CNUCED et du personnel de département de douane, aidé si besoin est par des associés locaux.

L'Équipe de Développement d'Application

L'Équipe de Développement d'Application sera chargée de développer toute application de douanes sur le noyau SYDONIA. Ce groupe effectuera toutes les tâches liées au développement d'application complémentaire exigé par le département de douane. Il assurera aussi l'interface entre les systèmes de douane et les systèmes statistiques et fournira les productions d'Informations de Gestion exigées par le département de douane. L'équipe se composera de la CNUCED et du personnel de département de douane.

L'Équipe d'Utilisateur final

Sera enrichie en personnel par le département de douane et le Conseiller de la CNUCED. D'abord, cette équipe sera amener à participer à la ré-ingénierie de procédures de douane. Elle sera ensuite responsable de la préparation de manuels d'utilisateurs et du matériel de formation. Elle concevra le programme de formation d'utilisateurs et formera des instructeurs de département de douane. Elle sera chargée en outre, de préparer les données de tests et de mener le test du système.

Le développement de systèmes, changements et améliorations

Suite aux changements des obligations internationales ou des difficultés opérationnelles rencontrées, les demandes d'améliorations ou de changements du système peuvent avoir lieu. Ces modifications peuvent inclure des changements du système existant, de la définition des interfaces du système ou dans l'intégration de solutions pour des applications particulières. La CNUCED entreprendra la mise en place, en collaboration avec le département de douane, soit durant la phase d'implémentation soit durant la phase déploiement de tous ces changements qui doivent être approuvés par le Comité de Direction conformément à la section du document de projet approprié.

Plans de travail de projet et outils

Un plan de travail détaillé sera développé au début du projet en utilisant Microsoft Project*, qui permettra à l'équipe de projet de décomposer efficacement les tâches, de gérer les ressources et de contrôler les performance du projet. Il produira en outre, des rapports permettant a l'équipe d'analyser les conséquences de tout retard. Il sert donc aussi comme un premier système d'avertissement réduisant au minimum l'échec du projet.

Le plan de travail du projet contenant les activités de haut niveau et de durées est exposé dans l'Annexe 2.

Transfert de compétences à la Douane dans l'utilisation des outils de gestion de projet

Comme il a été mentionné ci-dessus, Microsoft Project* sera utilisé comme outil de gestion de projet. La participation active du personnel du département de douane est essentielle dès le début de l'étape de la planification du projet, et ce pour fixer des objectifs réalistes et accessibles. Le personnel de département de la douane deviendra familier avec Microsoft Project en l'utilisant quotidiennement avec la coopération des experts de la CNUCED. En effet ces derniers, en collaboration avec les partenaires du projet vont travailler ensemble pour transférer les compétences nécessaires et le savoir-faire au personnel de douane.

* ou un package similaire