Presentación Power Point


LA PUESTA EN MARCHA DE SIDUNEA

Fase de Pre-Instalación

Fase de Pre-Instalación

SIDUNEA se instala accediendo a la petición de los gobiernos de países en desarrollo con la asistencia de expertos de la UNCTAD, y una vez que: 

• Los estudios de evaluación en el terreno sobre las condiciones de pre-instalación (situación política, motivación del personal, etc.) efectuados por expertos de la UNCTAD en los países que solicitan el sistema, hayan demostrado que el entorno se presta a la realización de SIDUNEA.

• Se haya alcanzado un acuerdo con las instituciones del gobierno interesadas relativo a la instalación del sistema y a la preparación de un documento de proyecto de cooperación técnica.

• La financiación de la asistencia técnica haya sido dispuesta (la necesidad de un suplemento para los fondos nacionales puede negociarse con la UNCTAD), y se haya firmado el documento correspondiente.

Fase de puesta en marcha 

La puesta en marcha del sistema se lleva a cabo generalmente en dos fases:

Una fase de facilitación comercial durante la cual se armonizan los procedimientos aduaneros, documentos y normas y el sistema se adapta a las necesidades del país.

Una fase de puesta en marcha durante la cual:

• Los equipos informáticos son instalados

• Se realizan reajustes definitivos con relación a la organización del trabajo, la configuración técnica y los mecanismos de intercambio de información

•  La UNCTAD organiza sesiones de formación para los funcionarios nacionales de Aduanas y para la comunidad comercial local

• Se organizan sesiones de prueba para garantizar el buen funcionamiento del sistema

• Se presenta el sistema automatizado final.

Asistencia Post-instalación

Una vez que el sistema se ha instalado, la UNCTAD continúa ayudando en el mantenimiento del sistema, entregando en particular sus actualizaciones y nuevas versiones.

 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO, PLANIFICACION DEL PROYECTO Y CAMBIOS DEL SISTEMA

Gestión del proyecto

General 

Para asegurar que el proyecto alcance sus objetivos de una manera eficiente, se requiere una organización clara y dinámica del proyecto que siga la estructura de gestión lógica atribuida a cada proyecto SIDUNEA, cuyos principios son:

• Dirección clara

• Delegación de poder bien definida

•  Responsabilidades claramente atribuidas

• Transparencia para todas las entidades implicadas

• Planificación coherente y supervisión

• Control estricto.

Se debe claramente tener en cuenta que bajo la Organización propuesta, la gestión de la totalidad del proyecto estará bajo el control directo de la administración de Aduanas. Un Grupo de Dirección presidido por la administración de Aduanas se encargará de la dirección total. 

La Aduana nombrará un Director Nacional de Proyecto que será responsable del funcionamiento rutinario del proyecto. Este/a recibirá consejo y ayuda de los expertos proporcionados por la UNCTAD. 

Las actividades encaminadas a la ejecución de las distintas etapas, plazos y objetivos del proyecto se efectuarán a través de grupos de trabajo establecidos bajo tres títulos principales, el equipo técnico, el equipo de desarrollo de aplicaciones y el equipo de usuarios finales. 

Las entidades descritas a continuación se encargarán de la ejecución de las diferentes tareas del proyecto. Las responsabilidades serán definidas al principio de la operación.

Entidades organizativas

El Grupo de Dirección

 Se compondrá normalmente del Director General de la administración de Aduanas, el Director Nacional de Proyecto, el(los) representante(s) financiero(s) y la UNCTAD. Los representantes de otros Departamentos del Gobierno con un interés en componentes específicos del proyecto, por ejemplo, los ministerios de Finanzas, Industria y Comercio y la Oficina Central de Estadística pueden hacer parte del Grupo de Dirección si es preciso.

 El mandato del Grupo es de:

• Dirigir la totalidad del proyecto

• Tomar decisiones estratégicas comerciales

• Proporcionar autoridad financiera

• Evaluar regularmente el avance de los proyectos; y

• Asegurar la coordinación de todas las partes implicadas.

El Director Nacional de Proyecto

Pertenece a la administración de Aduanas, es nombrado por el Director General y representa una responsabilidad a tiempo completo. Será responsable de las decisiones operacionales, de la coordinación institucional y de la planificación estratégica con relación al proyecto SIDUNEA. Asumirá la responsabilidad cotidiana de la gestión del proyecto en todas sus etapas. Será importante definir su poder de decisión y autoridad sobre temas operacionales en relación a aquellos del Grupo de Dirección.

La Unidad de Apoyo de Proyecto (UAP)

Como su nombre indica, proporciona apoyo cotidiano al Director Nacional de Proyecto. Esencialmente sus responsabilidades deberían ser:

• Coordinación a todos lo niveles entre el equipo del proyecto, los usuarios finales en la administración de Aduanas, otros ministerios, el sector privado, etc.; y

• Funciones administrativas en relación a los recursos, presupuestos, informes, etc. de la administración de Aduanas.

 Para simplificar la gestión de la organización, es aconsejable, y de hecho recomendable, que la UAP incorpore también la función esencial de Control de Calidad. Esta función garantiza la integridad técnica del producto final y la conformidad de los resultados del sistema con las necesidades del usuario en términos de funcionalidad y duración.

 UNCTAD

 UNCTAD está representada en el Comité de Dirección proporcionando datos al Director Nacional de Proyecto de acuerdo a la sección relevante del documento de proyecto, y es responsable de sus propias entregas "internas" o "externas".

 La planificación, coordinación y control de los servicios de la UNCTAD, pretenden evaluar continuamente la integridad técnica y funcional, asegurando las condiciones generales de viabilidad, rentabilidad y mantenimiento del proyecto a largo plazo.

 El Equipo Técnico

 diseñará y llevará a cabo las partes técnicas del sistema. Este trabajo proporcionará en general soporte técnico al proyecto, planes detallados de instalación de material para todos los sitios, preparación y provisión de toda la documentación técnica y la formación específica del personal. El equipo técnico estará compuesto por expertos de la UNCTAD y funcionarios de la administración de Aduanas, apoyado si es necesario por asociados locales.

 El Equipo de Desarrollo de Aplicaciones

 se encargará del desarrollo de toda aplicación basada en el núcleo SIDUNEA. Este grupo llevará a cabo todas las tareas relacionadas al desarrollo de la aplicación complementaria requerida por el departamento de Aduanas. Garantizará también la interfase entre los sistemas de aduana y estadísticos y proporcionará la producción de informes de gestión exigida por la administración de Aduanas. El equipo se compondrá de expertos de la UNCTAD y funcionarios de la administración de Aduanas.

 El equipo de Usuarios Finales

 Estará provisto de personal de la administración de Aduanas y expertos sobre aduanas de la UNCTAD. En primer lugar, este equipo participará en la re-ingeniería de los procedimientos aduaneros. El equipo será entonces responsable de la preparación de manuales de instrucciones y material de formación. Proyectará el programa de formación de los usuarios y formará instructores clave de la administración de Aduanas. Además se encargará de preparar los datos de prueba y dirigir la prueba final del sistema.

El desarrollo de sistemas, cambios y mejoras

 Las solicitudes de mejoras o cambios en el sistema pueden producirse como resultado de los cambios en las obligaciones internacionales o las dificultades operacionales experimentadas. Estas modificaciones pueden incluir cambios en el sistema existente, la definición de interfases del sistema o la integración de soluciones de software alternativos para aplicaciones particulares. La UNCTAD se encargará de llevar a cabo, en colaboración con la administración de Aduanas, todos estos cambios que deberán ser aprobados previamente por el Comité de Dirección conforme a la sección relevante del documento de proyecto, bien durante la fase piloto de puesta en marcha o durante la fase de despliegue.

Plan de trabajo del proyecto y herramientas

 Un plan de trabajo detallado se desarrollará al principio del proyecto utilizando Microsoft Project*, que permitirá al equipo del proyecto programar eficazmente las tareas, gestionar los recursos y controlar de cerca el rendimiento del proyecto. Generará informes permitiendo al equipo del proyecto analizar las consecuencias de cualquier retraso. Por tanto sirve también como un primer sistema de aviso reduciendo al mínimo cualquier fracaso del proyecto.

 El plan de trabajo del proyecto que contiene las actividades de alto nivel y duración de las mismas están expuestas en el Anejo 2.

 Transferencia de tecnología a la administración de Aduanas utilizando herramientas de gestión de proyecto

 Como se ha mencionado anteriormente, Microsoft Project* se utilizará como herramienta de gestión del proyecto. La participación activa de los funcionarios de la administración de Aduana es esencial desde el principio de la etapa de planificación del proyecto para poder fijar objetivos realistas y accesibles. Los funcionarios de la administración de Aduanas se familiarizarán con Microsoft Project utilizándolo cotidianamente con la cooperación de expertos de la UNCTAD. Los expertos de la UNCTAD, en colaboración con los asociados del proyecto, transferirán la tecnología necesaria y experiencia como parte de la relación de trabajo del día a día.

 * o paquete similar